小张秘书应聘到一个著名涉外公司已经工作一年，独立施展才华的机会终于到了。这一次，公司要开一个大型会议，不仅规模大，规格高，而且邀请了不少外宾。刚巧经常负责公司会议筹备的总经理秘书生病了，秘书小张主动要求承担这次会议筹备工作。根据以前经验，小张将会议计划、会议文件准备、会议通知、会场布置、会议程序安排、会议间调度等安排得井井有条，只等会议开幕。没想到，会议一开始，麻烦就来了。先是公司领导念的嘉宾名单与来宾对不上号，接着总经理使用的PPT文稿又出现了问题，无法使用，总经理只好不用多媒体，脱离事先准备的讲稿，即席演讲。事后又有其他同事告诉她，她把主席台领导的位置顺序安排错了，被安排在边坐上的主管销售的田副总经理很是生气。再接着会中安排外宾参观的用车，突然半路出了问题，不得不减少计划好了的部分参观内容，使公司的对外宣传受到了一定影响。会后，总经理对这次会务工作很不满意，在这次会议工作总结会上，告诫所有的秘书人员：“你们是公司的门面，稍有不慎，影响很坏！这次会议出了这么多乱子，搞得我差点下不了台。你们是怎么为上司服务的？人家会怎么看我们公司人员的素质和管理水平？” 认真阅读案例，回答完成下面问题： (1)指出秘书小张会议准备工作失误在哪些环节上，并分析其原因。 (2)如果你是秘书，应怎样做好这次会议的准备工作？