2016年5月，××大学新闻传播学院将在学校隆重举办“跨文化传播国际学术会议”，届时将迎接来自法国、英国、美国、德国、俄罗斯、澳大利亚、挪威、奧地利等17个国家和地区的专家、学者参加会议。鉴于这次参加会议的外宾比较多，学院专门安排涉外秘书小李负责外宾的资料准备和外宾迎送工作。小李工作热情，从外宾信息收集到外宾往返时间、航班、迎送、住宿安排都做了充分准备，但会议期间还是出现了差错。因领导事先没拿到外宾资料，会见外宾时说错外宾名字，颇为尴尬：外宾到宾馆时，大厅登记排队等候较长时间，让外宾感到疲惫烦躁问题（1）分析指出秘书小李出错在外宾接待工作的什么环节上？（2）针对小李接待工作出现问题的环节，具体回答正确的外宾接待方法和程序。