2023年5月21日至22日，意大利阿斯蒂市市长毛里齐奥·拉塞罗率团访问湖北，并与湖北方面共同举办湖北武汉--意大利阿斯蒂友好交流见面会。阿斯蒂市市长拉塞罗、湖北省外办主任XXX出席见面会并致辞。
见面会上，武汉市江汉区区长推介了江汉区；意大利忠利农业酿酒集团驻华代表处负责人介绍了企业在武汉发展情况；武汉音乐学院师生为现场嘉宾表演了《良宵》、《我的太阳》等中意经典曲目；拉塞罗市长向在汉意大利友人代表授予意大利城市徽章，表彰他们在疫情期间对中意友好的守望相助，希望他们继续在湖北为中意友谊做出贡献。意大利阿斯蒂代表团全体成员、湖北省外办、武汉市外办、武汉音乐学院、意大利企业及在汉合作伙伴等参加活动。
访鄂期间，代表团参观了黄鹤楼，还前往襄阳市，与市领导会面并与襄阳市xx中学意大利语班交流，推动与襄阳地方友好合作。
问题：(1)通过案例分析，回答外宾接待工作概念及特点。
(2)假如你是省外事办公室秘书，你应如何做好这次外事接待的迎送准备工作？